На заміну паперовим трудовим книжкам в Україні прийдуть їх онлайн-версії. Відповідний закон у березні підписав президент Володимир Зеленський. Оцифрування трудових книжок почнеться вже 10 червня 2021-го, і триватиме наступні п’ять років. Нововведення має врегулювати, зокрема, автоматичне призначення пенсії за віком через особистий електронний кабінет на порталі онлайн-послуг Пенсійного фонду України (ПФУ).
Редакція Городок.City перевірила, як працює сервіс. У покроковій інструкції розповідаємо, як оформити електронну трудову, і чи варто викидати паперову версію документу.
Що таке електронна трудова книжка та як її отримати
Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперових трудових книжок.
Щоб її отримати, заходимо на портал електронних послуг ПФУ. У правому верхньому куті натискаємо поле «Вхід».
Обираємо спосіб входу: як фізична особа чи юридична.
- працівники мають обрати «Фізична особа».
- роботодавці (як юридичні особи, так і ФОП) мають обрати «Юридична особа».
Далі із списку АЦСК обираємо свого надавача послуг ЕЦП, вводимо електронний цифровий підпис (ЕЦП) та пароль.
Для входу до свого особистого кабінету залишиться натиснути зелену кнопку «Увійти з ЕЦП».
Натиснувши на кнопку «Продовжити», переходимо безпосередньо до розділу завантаження.
Заздалегідь підготовлені скан-копії трудової книжки додаємо, натиснувши кнопку «Додати файл».
Скан-копії мають відповідати таким вимогам:
- копії мають бути кольоровими;
- сканованими мають бути усі заповнені сторінки трудової книжки у хронологічному порядку (незаповнені сторінки трудової книжки (вкладиша) сканувати не потрібно);
- відскановані документи необхідно зберігати у форматих jpg або pdf;
- розмір кожного файла не має перевищувати 1 мб;
- назви файлів повинні відповідати виду відсканованого документа.
Натискаємо «Відправити до ПФУ» і копія трудової книжки буде передана до ПФУ.
І що далі?
Працівник ПФУ має доповнити персональну облікову картку в Реєстрі застрахованих осіб інформацією із завантажених сканованих копій документів.
Якщо дані в паперовій трудовій та електронній не збігаються
Тоді потрібно звернутися до роботодавця офіційним листом для з’ясування ситуації, — радять у Пенсійному Фонді. Можливо, при внесенні даних (звітування до Пенсійного фонду) бухгалтер припустився помилки (наприклад: неправильно написав цифру в ідентифікаційному коді). Після вашого звернення бухгалтер внесе коригування.
Ймовірність того, що за певний період й справді можуть бути не сплачені внески, існує. Тоді працівнику необхідно отримати від роботодавця пояснення. Далі громадянин може позиватися до суду або ж вимагати від роботодавця добровільно сплатити не сплачені внески.
Переваги електронної трудової книжки
Особистий кабінет надає можливість бачити, контролювати особисті дані — щодо нарахування заробітної плати, пенсії, свого страхового стажу. Формувати звернення щодо видачі довідок ОК-5, ОК-7 та довідки про страховий і трудовий стаж (довідка 9). Також своєчасно виявляти помилки, яких припустився страхувальник.
Надалі при нарахуванні пенсії враховуватиметься саме страховий стаж. Тому кожен може проконтролювати, чи сплатив роботодавець всі необхідні страхові внески, адже часто виникають нюанси.
Наприклад, у паперовій трудовій книжці внесені всі дані: вас прийнято, вас звільнено. А вже при перегляді електронного сервісу виявляється, що за деякі місяці страхові внески до Пенсійного фонду можуть бути не сплачені.
Що буде з паперовими книжками
Після «оцифрування» оригінал трудової буде переданий під підпис працівнику.
Роботодавець, на вимогу працівника, зобов’язаний паралельно з електронною трудовою книгою вести і паперову.
Позбавлятися паперової трудової все ж не варто. Навіть після завершення п’ятирічного перехідного періоду подати дані до Пенсійного фонду про стаж можна буде, показавши паперову трудову книжку.
Як впливає оформлення електронної трудової книжки на процедуру виходу на пенсію
Електронна трудова книжка дасть можливість призначати людині пенсію автоматично.
Як знайти свою електронну трудову книжку
Переглянути про себе усю інформацію, у тому числі й свій трудовий чи страховий стаж, можна на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
Якщо виникають певні запитання, можна туди подати звернення. Окрім того, можна звернутися до найближчого сервісного центру або за номером «гарячої» телефонної лінії Головного управління ПФУ у Хмельницькій області: (0382) 76-35-13 та до Городоцького відділення Головного управління ПФУ у Хмельницькій області: (03851) 3-21-28.
Водночас, Пенсійний фонд України розробляє мобільний додаток «ПФУ» для системи Андроїд, який можна завантажити на Google Play.
Скільки в Хмельницькій області уже оцифровано паперових трудових книжок
За 2020 рік до головного управління Пенсійного фонду України в Хмельницькій області надійшло 3348 сканованих трудових книжок подолян для переведення їх в електронний формат, що фактично є основою для електронної трудової книжки. За січень-лютий 2021 року головним управлінням отримано та опрацьовано 4600 відомостей про трудову діяльність жителів області.
Чи будуть захищені дані електронної книги
Дані акумулюються в Реєстрі застрахованих осіб та мають відповідний кіберзахист. У ПФУ запевняють, що це унеможливить шахраям скористатися відомостями, що містяться в електронній трудовій книжці.
